Condizioni generali (AGB)

1. Scope and General Provisions

1.1 Le presenti Condizioni generali si applicano a tutte le transazioni giuridiche di K Line Europe GmbH, Bonner Straße 203 J-K, 40589 Düsseldorf, e delle sue società affiliate, comprese, a titolo esemplificativo, le entità con sede negli Stati Uniti (di seguito "K Line"), con il proprio partner contrattuale, di seguito "Committente". Eventuali condizioni generali difformi del Committente non trovano applicazione. Il Committente può essere un medico, un tecnico, un distributore o qualsiasi entità che si assuma la responsabilità di inoltrare un ordine a K Line. 

1.2 Le presenti Condizioni generali si applicano ai contratti il cui oggetto comprende prodotti e servizi a supporto dei medici (dentisti e ortodontisti) operanti nel settore odontoiatrico e ortodontico nella pianificazione e nell'esecuzione di trattamenti per le malocclusioni dentali e mascellari. 

1.3 Gli accordi conclusi tra le parti contraenti nei singoli casi (inclusi accordi accessori, integrazioni e modifiche) prevalgono in ogni caso sulle presenti Condizioni generali. 

1.4 Le presenti disposizioni si applicano anche a tutti i rapporti commerciali futuri, anche se non nuovamente concordate in modo espresso. Il Committente riconosce che, proseguendo il rapporto con K Line, accetta la versione più recente delle presenti Condizioni generali. 

1.5 Le presenti Condizioni generali si applicano in via esclusiva, e quindi a tutte le offerte, forniture e prestazioni di K Line nei confronti di clienti commerciali ai sensi del § 14 BGB e di clienti che non sono consumatori ai sensi del § 13 BGB (codice civile tedesco). 

2. Offer and conclusion of contract

2.1 Le offerte di K Line non sono soggette a modifiche e sono vincolanti. Le offerte sono formulate secondo scienza e coscienza. K Line non si assume alcuna responsabilità per l'esattezza delle informazioni fornite dal Committente. Le dichiarazioni di accettazione per l'invio degli ordini a K Line devono avvenire sempre tramite l'accettazione delle condizioni di K Line sul proprio portale digitale.

2.2 La presentazione dei singoli prodotti nei locali commerciali, nello store online o in brochure e cataloghi di K Line non costituisce un'offerta giuridicamente vincolante, ma una semplice presentazione non vincolante dei prodotti.

2.3 I dipendenti, i rappresentanti e gli ausiliari di K Line non sono autorizzati a concludere accordi accessori verbali né a fornire assicurazioni verbali che vadano oltre il contenuto del contratto scritto.

3. Oggetto dei servizi

3.1 Treatment planning begins as soon as K Line has received the required documents from the treating physician or contractual partner, i.e., Principal. A prior case assessment by our dental experts or technicians is performed. The case assessment serves only as a general recommendation to answer questions regarding treatment duration and to determine the required K Line products. The case assessment is neither legally nor medically binding, and K Line assumes no liability for its accuracy or applicability to a specific patient.

3.2 To order a cost estimate, the Principal will send the complete documentation to K Line. An estimate for a treatment plan can be requested from K Line through the online portal. The aforementioned documentation must also include clinical photographs, impressions (impression trays or plaster casts or digital scans) and a radiograph. However, the principal may also commission K Line without sending all documents. In the event that the principal commissions an order to K Line without the necessary documentation mentioned above, the principal takes full liability on the quality and outcome of the suggested plan by K Line. 

3.3 Events of force majeure, which make performance considerably more difficult or temporarily impossible, or obstructions due to lack of cooperation by the Principal, shall entitle K Line to postpone the performance of its service by the duration of the obstruction and a reasonable start-up time. Industrial disputes, pandemics, and similar circumstances shall be deemed equivalent to force majeure, provided they are unforeseeable and severe. The parties shall notify each other immediately of the occurrence of such circumstances.

3.4 The cost of a treatment plan suggestion done by K Line is determined in the agreement with the Principal and may have been binding through a separate supplier agreement or email. The price of the treatment plan suggestion is influenced by type of software used, geography, type of plan request, and speed of service required by the Principal.

3.5 On the basis of the transmitted data or documentation, K Line shall prepare the cost estimate for a corresponding treatment plan proposal and transmit it to the Ordering Principal. This constitutes an offer to conclude a contract for the preparation of an individual treatment plan proposal, including the corresponding clear aligners. K Line shall be bound by this offer for a period of 90 days from the date of the cost estimate.

3.6 The treating dentist can intervene in the treatment planning at any time and comment on and adjust the treatment goals and implementation by means of short descriptions on the portal. K Line will support the principal in order to grant the best possibility of using K Line products and services based on the information provided. These treatment planning services are provided in particular through the Portal. K Line orthodontic treatment appliances are individually manufactured and only certified materials are used for this purpose. 

3.7 After the principal approves the suggested plan by K Line, it is considered a legally binding order and the principal shall bear at all time the medicolegal liability of conducting the treatment plan proposal done by K Line. K Line shall not bear by all means any medicolegal liability for its suggested treatment plans, and the Principal acknowledges that K Line provides treatment planning as a service only, with final medical decisions resting solely with the Principal. 

3.8 If the force majeure event persists for more than 90 days, either party may terminate the contract without liability. 

3.9 Unlimited Case Treatments: Any case marked as 'unlimited' has a maximum duration of 3 years from which the case is approved. If a retainer is ordered for the case within this period, it is marked as complete and no more aligners are to be provided for this case 

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3.10 Treatment plans: All treatment plans will have a maximum validity duration of 03 (Three) months following upload. In the event a treatment plan is not approved within these three months period, the customer will be charged with the standard rate for the treatment plan. A new plan must be requested if they wish to restart this case with a new submission after this period. 

4. Modifica o annullamento dell'ordine

4.1 Changes and additions to the order must be made in writing on the portal. Unless changes are submitted in writing through K Line’s designated portal, K Line shall proceed with the order and consulting services as originally agreed, without considering any requested modifications.

4.2 K Line reserves the right to decline or cancel any request for Orthodontic Clear Aligners. In case the client decides to cancel any case after initiating the fabrication process, the client will be subjected to the complete/partial payment of that case. K Line's decision will be full and final in determination of the payment regarding any case cancellation.

5. Obblighi di collaborazione del committente

5.1 Il Committente è tenuto a supportare K Line in buona fede e ad adottare tutte le misure necessarie di sua competenza per garantire la corretta esecuzione dell'ordine. In particolare, il Committente deve fornire tempestivamente tutti i documenti e le informazioni necessari, se essenziali per l'esecuzione dell'ordine. Il Committente deve informare K Line senza indugio, al più tardi entro 24 ore dall'approvazione dell'ordine, di qualsiasi circostanza che si verifichi durante l'esecuzione e che possa influire sulla lavorazione. La mancata fornitura tempestiva o corretta delle informazioni solleva K Line da qualsiasi responsabilità per ritardi o errori derivanti da tali omissioni.

5.2 In linea di principio, qualsiasi dentista/utente può utilizzare i servizi e i prodotti di K Line. Non è richiesta una certificazione; tuttavia K Line offre diversi corsi online e lezioni tenute da utenti K Line esperti per ottenere la certificazione all'uso degli allineatori trasparenti nel trattamento delle malocclusioni. 

5.3 Le decisioni relative alla valutazione, diagnosi, pianificazione e trattamento adeguato dei pazienti sono di esclusiva responsabilità del Committente. La responsabilità del Committente per il trattamento ortodontico si estende espressamente alla revisione, valutazione, modifica e conferma della proposta di K Line nell'ambito della pianificazione del trattamento. È esclusiva responsabilità del Committente attuare le raccomandazioni di K Line o decidere se i prodotti e servizi K Line siano adatti all'uso con un determinato paziente, per un determinato impiego o per ottenere un determinato risultato.

6. Compenso

6.1 The prices stated in K Line’s official price lists, quotes, or other communications are for informational purposes only and are non-binding. Only the prices stated in the final cost estimate and confirmed order agreement shall be binding, plus any applicable taxes, packaging, postage, and freight costs. 

6.2 Any additional deliveries, modifications, or services requested by the Principal will be charged separately. With regard to packaging, postage and freight costs, K Line is entitled to choose the most favorable delivery method for the Ordering Party.

6.3 An invoice issued by K Line is due for payment within 14 days of the invoice date without deduction of any discount. 

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6.4 K Line accepts cash and bank transfer as payment options. For first-time customers, K Line may limit the accepted payment options before accepting the order. K Line does not accept payments from patients. 

6.5 In the event of late or non-payment, K Line reserves the right to charge interest at the statutory rate of 9% above the base rate. Additionally, K Line may suspend ongoing or future services, deliveries, or product access until the outstanding payments are settled. 

7. Tempi di consegna e di esecuzione

7.1 Il preventivo viene elaborato entro 2-3 giorni lavorativi dal ricevimento della conferma d'ordine e dei dati completi del paziente e delle impronte dentali, salvo che K Line indichi nei singoli casi tempi di consegna diversi. La spedizione della proposta di trattamento, comprese le mascherine dentali prodotte su misura su tale base, avviene entro 10-12 giorni lavorativi, calcolati dalla conclusione e conferma del relativo contratto (via e-mail, fax o sul portale), salvo che K Line indichi nei singoli casi tempi di consegna diversi. 

7.2 I casi con una durata complessiva del trattamento fino a dieci (10) mesi vengono consegnati di norma come kit completo. Se un cliente richiede la consegna in più fasi per un caso inferiore a dieci (10) mesi, ciò costituisce un'eccezione alla politica standard. Tali eccezioni devono essere concordate in anticipo da entrambe le parti, negoziate commercialmente e documentate formalmente come modifica all'Accordo commerciale. 

7.3 La consegna dei prodotti K Line avviene franco vettore presso il punto di spedizione di Düsseldorf, a spese e rischio del Cliente, utilizzando la via di spedizione più conveniente a discrezione di K Line. In caso di richieste particolari del Cliente, i costi aggiuntivi saranno fatturati separatamente.

7.4 Le date o i termini di consegna sono vincolanti solo se espressamente indicati per iscritto come vincolanti nella conferma d'ordine.

7.5 Il rischio di perimento e deterioramento accidentale passa al Cliente al momento della consegna della spedizione alla persona o all'impresa che effettua il trasporto. Se la spedizione viene ritardata su richiesta del Cliente, il rischio di perimento e deterioramento accidentale passa al Cliente con la comunicazione di K Line che la merce è pronta per la spedizione.

7.6 Il Cliente si impegna a rispettare tutte le leggi statunitensi e internazionali applicabili in materia di controllo delle esportazioni, restrizioni commerciali e sanzioni economiche. K Line non è responsabile per ritardi, mancato adempimento o sanzioni derivanti da restrizioni normative, divieti di esportazione o sanzioni imposte dai governi.

7.7 Incoterms: salvo diverso accordo scritto espresso, tutte le consegne avvengono su base EXW (Ex Works) dallo stabilimento di K Line a Düsseldorf, Germania, in conformità agli Incoterms 2020. Eventuali condizioni di consegna aggiuntive o modifiche devono essere concordate separatamente e possono comportare costi aggiuntivi.

8. Garanzia e responsabilità

8.1 Il Committente deve ispezionare la merce immediatamente al ricevimento, per quanto possibile nel normale svolgimento dell'attività, e, qualora riscontri un difetto, darne immediata comunicazione a K Line, al più tardi entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento. In mancanza di tale comunicazione, la merce si considera accettata, salvo che il difetto non fosse ragionevolmente rilevabile durante l'ispezione. Se tale difetto viene scoperto successivamente, la comunicazione deve essere effettuata immediatamente dopo la scoperta; in caso contrario la merce si considera integralmente accettata. Per tutto il resto si applica il § 377 del Codice di commercio tedesco (HGB). Per la tutela dei diritti del cliente è sufficiente l'invio tempestivo della comunicazione. Il termine per far valere i diritti derivanti da difetti è di un anno dalla consegna della merce.

8.2 Il termine di prescrizione per pretese e diritti derivanti da difetti della proposta di piano di trattamento o delle mascherine dentali, indipendentemente dal fondamento giuridico, è di un anno. Tale termine si applica anche a tutte le richieste di risarcimento danni nei confronti di K Line connesse al difetto, indipendentemente dal fondamento giuridico della pretesa. Il termine di prescrizione di un anno si applica tuttavia con le seguenti riserve:

a) Il termine di prescrizione non si applica in caso di dolo o di occultamento fraudolento di un difetto o qualora K Line abbia assunto una garanzia sulla qualità dell'oggetto della fornitura.

b) Il termine di prescrizione per le richieste di risarcimento danni non si applica inoltre in caso di lesione colposa della vita, dell'integrità fisica o della salute; in caso di violazione degli obblighi dolosa o gravemente colposa; in caso di promesse di garanzia, se concordate; in caso di violazione colposa di obblighi contrattuali essenziali non consistenti nella fornitura di un bene difettoso; nella misura in cui sia applicabile la legge sulla responsabilità per danno da prodotti.

c) Il termine di prescrizione di un anno si applica anche al rimborso delle spese inutilmente sostenute. Il termine di prescrizione per tutte le pretese decorre dalla consegna. Salvo espressa disposizione contraria, restano impregiudicate le disposizioni di legge sulla decorrenza, sospensione e interruzione della prescrizione. Le disposizioni che precedono si applicano per analogia alle richieste di risarcimento danni non connesse a un difetto. Esse non comportano un'inversione dell'onere della prova a svantaggio del Cliente.

8.3 Se, in caso di difetto, viene richiesto il risarcimento del danno in luogo della prestazione e il bene deve essere riparato, la riparazione si considera fallita al più presto dopo il secondo tentativo non riuscito. Il diritto di recedere dal contratto o di ridurre il prezzo d'acquisto sussiste solo se la merce difettosa non viene sostituita entro 4 settimane dalla corretta segnalazione del difetto.

8.4 K Line risponde in caso di dolo o colpa grave secondo le disposizioni di legge. Per il resto, K Line risponde solo ai sensi della legge sulla responsabilità per danno da prodotti, per lesioni della vita, dell'integrità fisica o della salute, o per violazione colposa di obblighi contrattuali essenziali, ad es. in caso di occultamento fraudolento di un difetto o di promesse di garanzia, nella misura in cui siano state concordate. Il risarcimento per la violazione di obblighi contrattuali essenziali è limitato al danno prevedibile tipico del contratto.

8.5 Anche in caso di colpa grave, la responsabilità di K Line è limitata al danno prevedibile tipico di questo tipo di contratto. Non possono essere richiesti mancato guadagno, spese risparmiate, risarcimenti richiesti da terzi né altri danni indiretti e consequenziali. Queste disposizioni non comportano un'inversione dell'onere della prova a svantaggio del Cliente.

8.6 Nella misura massima consentita dalla legge, le esclusioni o limitazioni di responsabilità applicabili a K Line si applicano anche ai suoi dipendenti, agenti, rappresentanti e subappaltatori.

8.7 K Line non risponde di danni indiretti o consequenziali, inclusi, a titolo esemplificativo, mancato guadagno, perdita di ricavi o interruzioni dell'attività, salvo che siano causati da dolo o colpa grave.

8.8 K Line non risponde dei risultati del prodotto, dei risultati del trattamento o di mancate prestazioni derivanti da:

• documentazione incompleta, inesatta o mancante fornita dal Cliente;

• manipolazione, modifica o uso improprio del prodotto da parte del Cliente;

• mancato rispetto delle raccomandazioni e istruzioni di K Line o degli standard del settore.

9. Proprietà intellettuale

9.1 Il Cliente riconosce e accetta espressamente che tutti i diritti di proprietà intellettuale, inclusi, a titolo esemplificativo, brevetti, marchi, diritti d'autore, segreti commerciali, algoritmi proprietari, software, piani di trattamento, design di prodotto, flussi di lavoro e qualsiasi altro materiale creato, sviluppato o fornito da K Line (collettivamente, “IP di K Line”) restano di proprietà unica ed esclusiva di K Line. Il Cliente non potrà in alcun caso:

• copiare, riprodurre, modificare, decodificare (reverse engineering), decompilare o tentare di ricavare il codice sorgente o la tecnologia alla base dei prodotti, software o piani di trattamento di K Line;

• creare opere derivate, alterare o adattare la proprietà intellettuale di K Line senza previa autorizzazione scritta;

• divulgare, condividere, concedere in sublicenza o distribuire l'IP di K Line a terzi senza esplicita approvazione scritta di K Line;

• utilizzare l'IP di K Line per scopi diversi dall'uso previsto espressamente autorizzato da K Line.

Qualsiasi uso, riproduzione o appropriazione non autorizzati della proprietà intellettuale di K Line costituisce grave inadempimento contrattuale e può dar luogo ad azioni legali, inclusi, a titolo esemplificativo, provvedimenti inibitori, risarcimento dei danni e risoluzione di tutti gli accordi con il Cliente.

10. Protezione dei dati

10.1 In the portal of K Line, personal data and sensitive information of customers, patients (former, potential, and current), and physicians, if registered via a customer account on www.klineportal.com, are collected and stored. For patients based in the United States, K Line complies with HIPAA and applicable state privacy laws regarding the collection, storage, and transmission of Protected Health Information (PHI). For customers in California, K Line also adheres to the CCPA, ensuring consumer rights related to personal data access, correction, and deletion. The transfer and processing of personal and health-related data to or by K Line Europe GmbH, as well as the storage of such data by a third party on behalf of K Line, requires the effective consent of the patients concerned. This consent must be given prior to confirmation of the treatment plan. This consent is given by confirming the consent to data collection and data processing in the portal. K Line refers to its Privacy Policy available at: https://www.kline-europe.com/privacy-policy.

10.2 K Line assures that personal data of the client will not be passed on to third parties outside our group unless legally obliged or the client has expressly consented in advance. Any disclosure of personal data within the K Line group is justified by a legitimate interest for administrative purposes and does not override the client’s rights under Art. 6 Para. 1 lit f) DSGVO.

10.3 The Customer agrees to keep all confidential information, including proprietary data, designs, and treatment plans, private and not disclose them to third parties without K Line’s prior written consent. In the United States, unauthorized disclosure of patient-related information may result in legal consequences under HIPAA, CCPA, and applicable state laws. K Line reserves the right to terminate contracts and seek legal remedies for breaches of confidentiality obligations.

10.4 K Line reserves the right to transfer and process customer data between internal facilities and third-party service providers to facilitate order processing, quality control, and business operations. Some of these facilities may be outside the EU or USA. For European clients, data storage occurs exclusively within the EU in compliance with GDPR. For U.S. customers, all data transfers comply with HIPAA regulations and are stored in secure HIPAA-compliant facilities within the EU. International customers outside the U.S. and EU may have data stored in K Line’s designated global facilities, provided compliance with local laws.

11. Conservazione

11.1 I documenti inviati a K Line diventano di proprietà di K Line. K Line non è obbligata a restituire tali documenti. Il Committente deve conservarne più copie in conformità agli obblighi professionali e contrattuali di documentazione odontoiatrica e per i periodi previsti dalla legge. K Line non si assume alcuna responsabilità per la perdita di documenti e dati dovuta a trasmissione ed elaborazione. Il Committente deve inviare nuovamente a K Line i documenti necessari, se richiesti per la corretta evasione dell'ordine.

11.2 La documentazione fisica, incluse impronte, modelli di studio, radiografie e fotografie, sarà conservata per il tempo necessario al corretto adempimento del rapporto contrattuale. Successivamente potrà essere distrutta o archiviata a discrezione di K Line. K Line può utilizzare internamente la documentazione per consulenze, formazione continua, ricerca, pubblicazioni o materiali professionali, previo consenso del Committente o previa anonimizzazione.

11.3 K Line si riserva il diritto di modificare le presenti Condizioni Generali. I clienti saranno informati delle modifiche con 30 giorni di anticipo e l'uso continuato dei servizi di K Line costituisce accettazione delle condizioni aggiornate.

11.4 K Line si riserva il diritto di risolvere immediatamente il contratto in caso di grave inadempimento da parte del Cliente, inclusi mancato pagamento, uso non autorizzato dell'IP di K Line, mancato rispetto delle leggi statunitensi o europee sulla protezione dei dati o violazione degli obblighi di riservatezza. La risoluzione non esonera il Cliente dagli obblighi finanziari precedenti.

12. Forma scritta, foro competente, legge applicabile

12.1 Il Cliente non può cedere o trasferire crediti, diritti od obblighi derivanti dal presente contratto senza il previo consenso scritto di K Line. Qualsiasi cessione non autorizzata è nulla.

12.2 La compensazione o l'esercizio di un diritto di ritenzione da parte del Cliente sono ammessi solo per controcrediti riconosciuti o accertati con sentenza passata in giudicato.

12.3 Emendamenti, modifiche o integrazioni alle presenti condizioni o al contratto devono avvenire per iscritto ed essere espressamente indicati come tali.

12.4 Si applica il diritto della Repubblica Federale di Germania. Luogo di adempimento e foro competente è Düsseldorf. Per le transazioni internazionali, le presenti Condizioni e i contratti che ne derivano sono disciplinati esclusivamente dal diritto tedesco.

13. Arbitrato

13.1 Qualsiasi controversia derivante dal presente accordo o a esso connessa sarà risolta in primo luogo tramite mediazione o arbitrato prima di adire le vie legali. L'arbitrato si svolgerà secondo il regolamento dell'Istituto tedesco di arbitrato (DIS).

13.2 Arbitration shall take place in Düsseldorf under German law.

14. Manleva

14.1 Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenne K Line da qualsiasi pretesa di terzi, comprese le spese legali, derivante dall'uso dei prodotti o servizi di K Line da parte del Cliente in violazione delle presenti condizioni o delle leggi applicabili.